El objetivo principal de este puesto es brindar apoyo al equipo de Compras y Cadena de Suministro mediante la gestión de solicitudes de compra, la coordinación con proveedores y el seguimiento de pedidos. El/la Especialista en Order Desk se asegura de que los productos o servicios se entreguen de manera oportuna y eficiente, manteniendo registros precisos y resolviendo cualquier inconveniente de forma profesional.

Este rol requiere recopilar y verificar los detalles de las solicitudes de compra, proporcionar actualizaciones sobre la disponibilidad de productos, confirmar precios y garantizar la precisión de los pedidos. Además, el/la especialista atenderá consultas, gestionará reclamos y resolverá discrepancias para apoyar un flujo operativo fluido.

Responsabilidades Clave

• Crear y gestionar órdenes de compra, asegurar que las facturas sean reconocidas y obtener las aprobaciones necesarias, haciendo seguimiento de acciones pendientes cuando sea necesario.
• Garantizar que las facturas se emitan de forma oportuna para facilitar el procesamiento fluido de pedidos y pagos
• Mantener un informe actualizado del estado de las facturas, monitorear el despacho de pedidos, la confirmación de pagos y el cierre adecuado de las órdenes
• Documentar y actualizar con precisión los datos, incluidos métodos de pago, cantidades adquiridas y detalles de proveedores, utilizando Zoho.
• Atender disputas o discrepancias relacionadas con las facturas en colaboración con clientes y equipos internos para resolverlas a tiempo.
• Mantener una documentación sistemática y segura de todas las actividades de facturación, asegurando registros precisos para auditorías y fácil recuperación cuando sea necesario.
• Asegurar que todos los documentos estén correctamente almacenados, archivados y conservados de forma segura en la sala de registros.
• Dominio del inglés; conocimientos de otros idiomas serán considerados una ventaja.
• Se requiere pasaporte de la UE y/o autorización para trabajar en España.
• Se valorará experiencia previa en las Islas Baleares y conocimiento de las normativas locales.
• Solo se considerarán las personas que respondan la evaluación.