Struktureret administrativ nøgleperson med stærke koordineringsevner

– PA til ”HK Stats formand”, der også kan drive administration af uddannelser og indgå i administrative opgaver

Vi søger en struktureret administrativ kollega, der kan være PA for HK Stats formand og skabe ro, struktur og sammenhæng i en travl hverdag. Dit PA-DNA gør dig til formandens faste holdepunkt – du er den, der sikrer, at kalender, aftaler og opfølgning spiller.

Samtidig får du ansvaret for administrationen omkring vores kurser og uddannelsestilbud for tillidsvalgte. Her handler det om at få tingene til at glide – og om at gøre processerne enkle, grundige og effektive.

Sammenlagt bliver du den, der både skaber overblik, løsninger og sætter nye standarder for service og en, der har lyst til at finde smartere veje gennem systemerne uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Okay, det var ret meget og ret abstrakt. Lad os prøve at folde det lidt ud:

Dine vigtigste opgaver

Du er PA og sekretær for formanden (hun hedder forresten Heidi). Her er du den der har overblikket og sikrer ro i hendes kalender, flow i aftalerne, overblik i hverdagen og er forberedt til møderne. Kort sagt: Du sikrer, at formandens tid bruges godt.

Du Kommer Bl.a. Til At:

• Styre formandens kalender og have overblik over aftaler, deadlines og tidsplaner
• Koordinere møder og sikre den rette forberedelse til møder, samt opfølgning på dem
• Være en praktisk sparringspartner i planlægning af hverdagen og større aktiviteter
• Håndtere kommunikation og koordinering med interne og eksterne samarbejdspartnere
• Håndtere fortrolige oplysninger med diskretion.
  
  

Administration omkring kurser og uddannelse

Du får en nøglerolle i at sikre, at alt det praktiske omkring kurser og uddannelsesforløb kører – og at det bliver gjort enkelt, grundigt og effektivt. Det handler om både drift og udvikling.

Du Kommer Bl.a. Til At:

• Administrere kursustilmeldinger, deltagere og evalueringer
• Være vores stemme til TR når de har brug for hjælp til praktikken
• Koordinere med undervisere og interne kolleger i Kursus og Læring
• Udvikle og sikre at processer er enkle, men solide
• Bidrage med et systemblik: Hvordan kan vi gøre det smartere?
  
  

Administration og organisering af medlemsindsats

I sekretariatet sidder der allerede to gode kolleger, der er udførende på de administrative opgaver. Du vil naturligt blive en del af teamet. Som noget nyt laver vi en opdeling af ansvar omkring de administrative opgaver, men på grund af vores lille størrelse er det vigtigt at kunne supplere hinanden.

Derudover bliver du også involveret i arbejdet omkring vores organiseringsindsats – fx med koordination, praktisk planlægning og opfølgning på vores TR-panel og vedligeholdelse af vores TR-portal.

Du trives i en rolle, hvor stærke samarbejdsevner og en professionel tilgang er afgørende for at få hverdagen til at fungere.

Lyder det som dig? Så er det måske dig.

Om dig

Vi forestiller os, at du er uddannet inden for administration. Det, der gør dig til en succes i jobbet, er din måde at arbejde på: du får ting til at ske, ser muligheder i systemerne og sætter en ære i at levere god service – både til medlemmer og kolleger.

Vi Forestiller Os, At Du:

• Er en do’er, der naturligt tager ansvar og får ting i mål
• Trives med at skabe overblik, sætte i system og arbejde struktureret
• Har blik for IT-systemer og processer og ser muligheder for forbedring
• Kan arbejde selvstændigt og samtidig være en del af flere små teams
• Sætter en ære i god service og hjælpsomhed – medlemmerne kan høre dig smile gennem telefonen
• Kan lide, når opgaverne er varierede, og det ikke altid er “det samme hver dag”.
  
  

Hvis du samtidig kan holde hovedet koldt i travlhed og har en naturlig evne til at skabe ro omkring dig, så er det et stort plus.

Vi tilbyder

• En vigtig rolle tæt på formanden
• En afvekslende hverdag med både drift, overblik og udvikling
• Et lille sekretariat med gode kolleger og en stærk samarbejdskultur
• Mulighed for at præge måden vi arbejder på – især i vores administrative digitale processer
• En arbejdsplads, hvor vi både har travlt og har det sjovt.
  
  

Ansættelsesvilkår

Vi tilbyder en fuldtidsstilling på 37 timer ugentligt med attraktive løn- og ansættelsesvilkår i henhold til intern overenskomst med OK-fællesskabet (Klubben HK).

Tiltrædelse

Stillingen ønskes besat 1. maj 2026.

Ansættelsessted

HK Stat, Weidekampsgade 8, 2300 København S.

Yderligere oplysninger

Yderligere oplysninger om stillingen fås ved henvendelse til chef Esben Buch-Hansen, HK Stat, mobil 2646 8608 eller sekretær Birgitte Thim Berendt, mobil 6061 2627.

Ansøgning

Søg stillingen ved at klikke på ’ANSØG’ nedenfor. Vedhæft venligst motiveret ansøgning, CV og relevante bilag.

Ansøgningsfristen er 4. marts 2026, og vi forventer at holde 1.- og 2.-samtaler i uge 11 og 12.

I vores rekruttering lægger vi vægt på din faglighed og din personlighed. Vi betragter mangfoldighed som en styrke.

Alle kvalificerede og interesserede uanset alder, religion, etnisk tilhørsforhold, kønsidentitet eller seksuel orientering opfordres til at søge stillingen.

Om HK Stat

HK Stat er fagforeningen for over 20.000 laboranter, it-folk og administrative medarbejdere i staten. Vi er en af fire sektorer i landets næststørste forbund, HK. Sundt arbejdsmiljø, veluddannede og kompetente medlemmer og gode løn og arbejdsforhold er blandt vores mærkesager.

Vi er ca. 20 kolleger i sekretariatet, hvor opgaverne spænder bredt. Vi har hver vores ansvarsområder, men hjælper hinanden og løfter i flok. Vi sætter en ære i, at det både er meningsfuldt og rart at gå på arbejde – med god frokostordning, aktive klubber og plads til både tempo og et stykke kage.

Mød fem medarbejdere i HK Stat: https://youtu.be/pSp7T1yUMJM

Ansøg