Ofertes d'ocupació de Assistent/a Executiu/a a Barcelona

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada6 d’ag.

Office

At Revlon, we’re passionate about all things beauty and inspiring women to ‘Live Boldy’. Since the launch of the first opaque nail enamel in 1932, Revlon has provided our consumers with high quality products that deliver sophisticated glamour. Today, Revlon's diversified portfolio of brands is sold in more than 150 countries around the world and has some of the world’s most iconic and desired brands in colour cosmetics, skin care, hair care, hair color and fragrances.

At Revlon, we are equally passionate about our team! We celebrate success, invest in health and wellbeing initiatives as well as professional development programs designed to unlock potential.

In Barcelona, we are the second largest headquarters globally!

- Are you able to work in a hybrid model? 3 days at the office, 2 days from home.

- Do you eat at the office? We have own canteen with high percentage subsidized by the company!

- Free parking for employees!

and much more benefits with competitive salaries!

ASSISTANT GLOBAL MARKETING REVLON PROFESSIONAL LEAD

• Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross funtional teams, clientes externos, etc.)
• Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
• Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno)
• Filtro de llamadas
• Liquidacion Visas, Gastos, etc…
• Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
• Visitas externas
• Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt…)
• Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del responsable y del departamento.

Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.

SOPORTE GLOBAL MKT DPT. & EDUCATION DPT.

• Realización de los pedidos en SAP :
• Resolución Incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. del departamento.
• Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …).
• MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
• TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
• Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+/- 30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año.
• Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…)
• Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo
• Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import/Export
• Solicitud muestras / envío de muestras
• Solicitud Material Oficina
• Gestión nuevas incorporaciones dpt.: User Request/ Plan inducción protocolos, etc.…
• Mensajería
• Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo)
• Soporte en la organización de viajes
• Soporte y ayuda en el día a día
• Soporte al VP Educación
• Organización viajes
• Liquidación de Visas y Gastos de Viajes

Cualidades Necesarias:

Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.

• Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
• Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
• Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía:

IT/ Compras/Finanzas/ RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el Pla, etc.)

• En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.

• Flexibilitat horàriaSi
• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada4 d’ag.

Office

We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant to support our CEO EMEA and provide administrative support to the EMEA team. You will be the key point of contact between executives, employees, clients, and external partners, ensuring smooth day-to-day operations.

Your responsibilities include managing calendars, coordinating travel, handling expenses, and supporting communication. To succeed, you should be detail-oriented, independent, and efficient. Your support will help drive executive focus and team productivity.

Key Responsibilities

• Serve as the primary liaison between the CEO and internal/external stakeholders.
• Manage the CEO’s calendar, schedule appointments, and coordinate meetings across multiple time zones.
• Organize travel arrangements and accommodation for the CEO and team members.
• Track daily expenses and prepare accurate weekly, monthly, and quarterly reports.
• Coordinate local payments and support basic financial tasks.
• Maintain office supply inventory and act as office manager in Barcelona but also coordinating across Frankfurt, London, Dubai, and Barcelona offices.
• Prepare and format internal and external communications such as memos, emails, presentations, and reports.
• Screen and direct phone calls and manage correspondence efficiently.
• Organize and maintain digital and physical filing systems.
• Oversee administrative tasks such as bill payments and follow-ups.
• Provide daily operational support to the EMEA team.
• Prioritize and manage tasks efficiently, ensuring deadlines are met and urgent matters are handled promptly.
• Coordinate logistics for corporate events, conferences, and executive meetings.
• Set up and maintain a mobile office environment to support productivity while traveling.
• Handle sensitive information with confidentiality, professionalism, and discretion at all times.

Required Skills & Qualifications

• Fluent in English and Spanish, with excellent written and verbal communication skills.
• Proven experience as an Executive Assistant or Personal Assistant supporting C-level executives in dynamic, fast-paced environments.
• Willing to travel.
• Highly organized with exceptional time-management and prioritization abilities.
• Strong interpersonal and service-oriented mindset; skilled at receiving and working with diverse stakeholders.
• Ability to set clear boundaries and manage competing demands professionally.
• Proficient in Microsoft Office Suite and digital productivity tools.
• Ability to adapt quickly to changing priorities, schedules, and travel arrangements.
• Demonstrated discretion and ability to maintain strict confidentiality.
• Experience working in international or high-pressure environments is a strong advantage.

Additional Information

• Location: Based in Barcelona
• Hybrid model: 2 days per week remote
• Work environment: Fast-paced, international team

Compensation & Benefits

• Competitive base salary and annual performance-based bonus
• Lunch ticket
• Private health insurance
• Flexible working hours (flexible start/end time)

We are a leading high-tech enterprise specialized in developing and manufacturing large LED video equipment. Our product application range covers advertisement, transportation, sports, events, command & control, corporate branding and meetings, creative applications and many more. With installations in over 85 countries and over 135 patents, one of the highest numbers in the industry, we are striving to be a top brand of LED screen manufacturing to enlighten the world with a visual feast!