Ofertes d'ocupació de Assistent/a Executiu/a a Barcelona

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• PublicadaNova

. Office

Responsibilities

As Office Manager and Executive Assistant, you will play a key role in the day-to-day running of DashBook, the Content Creators Publishing House. You will be the link between DashBook's teams, management, service providers, and suppliers, and implement changes within our rapidly growing company.

Office management and coordination

• Ensure the proper functioning of our various offices (organization, logistics, supplies)

• Manage external service providers (contractors, suppliers, IT, facility maintenance, etc)

• Ensure the comfort and safety of workspaces

• Be the point of contact for the operational needs of the teams

• Contribute to the onboarding and integration of new employees
  
  

Purchasing Manager

• Manage orders and stock inventory

• Manage executive orders and expenses

• Negotiate and oversee service provider budgets
  
  

Reception and logistics

• Reception management : authors, partners, service providers

• Manage the receipt and shipment of packages

• Ensure the publishing house's good image with external contacts
  
  

En tant qu’Office Manager et Assistant de direction, tu joueras un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de DashBook, la Maison d'Édition des Créateurs de Contenu. Tu assureras le lien entre les équipes, la direction et les prestataires et fournisseurs de DashBook, ainsi que la mise en œuvre des changements au sein de notre entreprise en très forte croissance.

Gestion et coordination des bureaux

• Assurer le bon fonctionnement des locaux entre nos différents sites (organisation, logistique, fournitures)

• Gérer les prestataires externes (prestataires, fournisseurs, IT, maintenance des locaux, etc)

• Veiller au confort et à la sécurité des espaces de travail

• Être l’interlocuteur de référence pour les besoins opérationnels des équipes

• Contribuer à l’onboarding et à l’intégration des nouveaux collaborateurs
  
  

Responsable des Achats

• Gérer les commandes et l’inventaire du stock

• Gérer des commandes et des dépenses de la direction

• Négocier et suivre les budgets des prestataires
  
  

Accueil et logistique

• Gestion de l’accueil : auteurs, partenaires, prestataires

• Gérer la réception et l’envoi des colis

• Veiller à la bonne image de la maison d’édition auprès des interlocuteurs externes
  
  

Required profile

• Fluency in at least two languages from among French, English, and Spanish

• Organization, rigor, autonomy, and flexibility

• Excellent communication skills and sense of service

• Discretion and reliability

• Interest in the technology and/or publishing sector appreciated
  
  

Salary: 18k to 24k€ gross/year depending on profile

Profil recherché

• Maîtrise d’au moins deux langues parmi le français, l’anglais et l’espagnol

• Organisation, rigueur, autonomie et polyvalence

• Excellent relationnel et sens du service

• Discrétion et fiabilité

• Intérêt pour le secteur technologique et/ou éditorial apprécié
  
  

Salaire : 18k à 24k€ brut/an selon profil

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada27 de febr.

. Excel Office PowerPoint

Reconocida compañía busca un/a Executive Assistant con un alto nivel de organización, rigor y capacidad de gestión para ofrecer soporte directo a la Dirección General. La persona seleccionada desempeñará un papel clave en la coordinación operativa, el seguimiento de iniciativas estratégicas y la optimización de procesos internos.

Responsabilidades principales

• Gestionar la agenda ejecutiva, coordinar reuniones y preparar la documentación necesaria para cada una de ellas.
• Realizar el seguimiento de proyectos, tareas y prioridades estratégicas, garantizando su correcta ejecución.
• Elaborar informes, presentaciones y análisis de negocio que faciliten la toma de decisiones de la Dirección.
• Gestionar viajes corporativos, notas de gasto y toda la logística asociada a actividades de la Dirección General.
• Coordinar flujos de información entre departamentos, asegurando la correcta comunicación y el cumplimiento de plazos.
• Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y operativos, contribuyendo a la eficiencia global de la organización.

Requisitos

• Formación universitaria en Administración y Dirección de Empresas, Economía, Derecho o áreas afines.
• Experiencia previa en funciones de Business Assistant, Executive Assistant, Office Manager o posiciones similares.
• Excelentes habilidades de organización, gestión del tiempo y capacidad para manejar múltiples prioridades.
• Elevada competencia en comunicación escrita y verbal.
• Dominio de herramientas digitales y entornos colaborativos (Microsoft 365, Excel, PowerPoint, Teams, Canva).
• Nivel bilingüe de catalán y castellano e inglés
• Perfil proactivo, discreto, orientado a resultados y con capacidad para trabajar con autonomía y criterio propio.

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada26 de febr.

. Office Outlook

We are conducting a search for a experienced Executive Assistant to the Board within a leading group headquartered in Barcelona.

The group operates in +20 countries; and is in a solid growth phase, strengthening its international footprint.

This position requires exceptional discretion, executive maturity and the ability to operate at Board level, ensuring seamless coordination in a highly international and fast-paced environment.

Mission:

Provide high-level, strategic and confidential support to two Board, acting as a trusted partner and ensuring optimal alignment, prioritization and operational efficiency at executive level.

What you will be doing:

a) Executive & Calendar Management

• Complex and dynamic agenda management across multiple time zones
• Prioritization and gatekeeping with the ability to set boundaries when needed
• Coordination of leadership meetings, board meetings and key business reviews
• Preparation and circulation of meeting notes and follow-ups
• Handling last-minute requests without compromising strategic priorities

b) Travel & International Coordination

• Organization of frequent international travel (flights, visas, hotels, ground transportation)
• Coordination with travel center and external providers
• Support during board meetings and international market visits
• Anticipation of logistical risks and proactive problem solving

c) Expenses & Administrative Excellence

• Travel expense management and reporting
• Hotel bookings and executive arrangements
• Interdepartmental coordination for collective meetings and events
• Close collaboration with other executive assistants (pool model environment)

Profile We Are Looking For:

• Proven experience supporting two or more senior executives simultaneously
• Background in structured, international or multinational environments
• Used to working within an EA pool model (preferred over traditional 1:1 structures)
• High level of discretion, confidentiality and executive presence
• Collaborative mindset with strong interdepartmental coordination skills
• Flexible and solution-oriented, yet confident enough to set boundaries
• Strong organizational capacity and calm under pressure
• Excellent command of English and Spanish
• Advanced Outlook and MS Office skills

We are looking for a professional who understands business rhythm, executive priorities and who can act as a strategic extension of leadership.

What we offer:

• Opportunity to be part of a company that is growing.
• Hybrid work (work 2 days per week from home).
• Nice offices located in Barcelona.
• Work from Monday to Thursday from 9 to 18hs. with Friday afternoons free
• Interesting competitive salary.
• Ticket restaurant + Flexible remuneration (medical insurance + transportation ticket) + Parking

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps complert
• Publicada25 de febr.

. Office

Responsibilities

As Office Manager and Executive Assistant, you will play a key role in the day-to-day running of DashBook, the Content Creators Publishing House. You will be the link between DashBook's teams, management, service providers, and suppliers, and implement changes within our rapidly growing company.

Office management and coordination

• Ensure the proper functioning of our various offices (organization, logistics, supplies)
• Manage external service providers (contractors, suppliers, IT, facility maintenance, etc)
• Ensure the comfort and safety of workspaces
• Be the point of contact for the operational needs of the teams
• Contribute to the onboarding and integration of new employees
  
  

• Manage orders and stock inventory
• Manage executive orders and expenses
• Negotiate and oversee service provider budgets
  
  

• Reception management : authors, partners, service providers
• Manage the receipt and shipment of packages
• Ensure the publishing house's good image with external contacts
  
  

• Assurer le bon fonctionnement des locaux entre nos différents sites (organisation, logistique, fournitures)
• Gérer les prestataires externes (prestataires, fournisseurs, IT, maintenance des locaux, etc)
• Veiller au confort et à la sécurité des espaces de travail
• Être l’interlocuteur de référence pour les besoins opérationnels des équipes
• Contribuer à l’onboarding et à l’intégration des nouveaux collaborateurs
  
  

• Gérer les commandes et l’inventaire du stock
• Gérer des commandes et des dépenses de la direction
• Négocier et suivre les budgets des prestataires
  
  

• Gestion de l’accueil : auteurs, partenaires, prestataires
• Gérer la réception et l’envoi des colis
• Veiller à la bonne image de la maison d’édition auprès des interlocuteurs externes
  
  

• Fluency in at least two languages from among French, English, and Spanish
• Organization, rigor, autonomy, and flexibility
• Excellent communication skills and sense of service
• Discretion and reliability
• Interest in the technology and/or publishing sector appreciated
  
  

• Maîtrise d’au moins deux langues parmi le français, l’anglais et l’espagnol
• Organisation, rigueur, autonomie et polyvalence
• Excellent relationnel et sens du service
• Discrétion et fiabilité
• Intérêt pour le secteur technologique et/ou éditorial apprécié
  
  

• Nivell d'experiència---
• Tipus de contracteA temps parcial
• Publicada24 de febr.

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En Intracon somos un grupo dinámico de empresas especializadas en Marketing & Sales, consultoría de Recursos Humanos y Eventos Corporativos.

Nuestro equipo se caracteriza por ser innovador, influyente, valiente, analítico e ingenioso, y trabajamos cada día con un enfoque práctico, creativo y orientado al impacto.

Buscamos un/a Executive Assistant para dar soporte directo a nuestra CEO, en un rol clave para la eficiencia, organización y foco del equipo directivo. Trabajarás de forma muy cercana con la CEO y el Chief of Staff, en un entorno dinámico, exigente y de alto impacto.

🎯 Tu misión

Serás responsable de asegurar que la agenda, la comunicación y la operativa diaria de la CEO fluyan con claridad, prioridad y excelencia, anticipándote a necesidades y resolviendo con autonomía.

🔎Sobre el Rol:

Dedicación: media jornada

Localización: Sant Cugat del Vallés (Barcelona)

Modelo de trabajo híbrido

🛠️ Responsabilidades

• Gestión integral de la agenda diaria de la CEO (bloques, buffers, reprogramaciones).
• Aplicación de criterios de priorización definidos junto a CEO/CoS.
• Coordinación completa de reuniones: asistentes, links, salas, zonas horarias y logística.
• Preparación de packs de reunión (contexto, documentación y objetivos).
• Redacción y envío de emails operativos (confirmaciones, seguimientos, coordinación).
• Triage del inbox: clasificar, priorizar, proponer borradores y mantener orden.
• Gestión end-to-end de viajes (vuelos, hoteles, traslados, agendas e imprevistos).
• Control de gastos: recibos, notas de gasto, facturas, aprobaciones y proveedores.
• Mantenimiento de una tabla de stakeholders (contactos, contexto y últimos touchpoints).
• Preparación de recordatorios y notas previas a reuniones clave.
• Seguimiento de acciones operativas simples y recurrentes.
• Coordinación de reuniones recurrentes (1:1s, comités, externos) y su cadencia.
• Gestión documental: carpetas, versionado, plantillas y criterios de naming.
• Coordinación logística de eventos y visitas (catering, materiales, acreditaciones).
• Preparación de borradores de comunicación interna no sensible.
• Preparación del run of show de reuniones largas (timings, breaks, speakers).
• Resolución autónoma de incidencias logísticas sin escalar innecesariamente.
• Cuidado de la experiencia con interlocutores externos (hospitality, puntualidad, seguimiento).
• Detección de fricciones operativas recurrentes y elevación de mejoras al CoS.

👤 Qué buscamos

• Experiencia previa como Executive Assistant / Personal Assistant en entornos exigentes.
• Alta capacidad de organización, priorización y anticipación.
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Autonomía, discreción y orientación a servicio.
• Comodidad gestionando múltiples stakeholders y contextos cambiantes.
• Nivel alto de confidencialidad y atención al detalle.
• Inglés profesional

🚀 Qué ofrecemos

• Rol estratégico con alta exposición al equipo directivo.
• Entorno dinámico y en crecimiento.
• Posibilidad real de impacto en la operativa del negocio.
• Modalidad híbrida.

📩 Si te interesa o conoces a alguien que pueda encajar, ¡nos encantará conocerte!