Estamos buscando un o una Executive Assistant con nivel alto de Inglés, para Fundación ubicada en la zona de Plaza Castilla (Madrid). ¿QUÉ SE OFRECE? Contrato indefinido 37 horas semanales( de lunes a jueves de 9 a 17:30h con 30 minutos para comer.
Estamos buscando un o una Executive Assistant con nivel alto de Inglés, para Fundación ubicada en la zona de Plaza Castilla (Madrid).
¿QUÉ SE OFRECE?
Funciones De Asistencia a La Dirección - Gerencia
¿QUÉ SE OFRECE?
- Contrato indefinido
- 37 horas semanales( de lunes a jueves de 9 a 17:30h con 30 minutos para comer. Viernes de 9:00h a 14:00h. Puntualmente por necesidades de la dirección, este horario podrá ser cambiado)
- Salario de 45.000€ euros/brutos anuales.
Funciones De Asistencia a La Dirección - Gerencia
- Gestión y organización de la agenda de la directora, incluyendo la planificación de los compromisos, citas, reuniones, viajes o cualquier otro tipo de compromiso. Atenderá los detalles de su organización, sabiendo priorizar la importancia de las mismas, asegurando el cumplimiento de los objetivos previstos.
- Actualización periódica de los contactos de la directora.
- Labores de RR.PP. con determinados contactos de la Fundación
- Asistencia presencial a determinadas reuniones, tanto externas como con el equipo directivo de la Fundación. Preparación del orden del día y convocatorias, preparación y gestión de los documentos necesarios para la reunión. Redacción de las actas/resumen de la reunión. Seguimiento de la puesta en marcha de las decisiones adoptadas en las reuniones.
- Recepción de las visitas que acudan a la Fundación, atendiéndolas ocasionalmente por indicación de la directora.
- Planificación y organización de ciertas reuniones/actividades de dirección o institucionales cuidando todos los detalles, desde el lugar del evento, hasta los refrigerios, ambientación y necesidades logísticas y técnicas
- Atención a llamadas telefónicas, correspondencia y correo electrónico de la directora a fin de generar las respuestas y hacer el seguimiento pertinente.
- Elaboración de presentaciones, informes, palabras, etc.
- Responsable directo del archivo documental de la directora, incluidas las tareas de escaneo, clasificación y archivado de documentos físicos y digitales.
- Organización y gestión de determinadas reuniones de alto nivel de los directores.
- Seguimiento de las tareas surgidas en las reuniones del comité de dirección o de reuniones mantenidas con la directora Gerente
- Redacción y chequeo de presentaciones, comunicaciones escritas y reportes.
- Planificación de los trabajos de la secretaría
- Organización y supervisión de las tareas de la auxiliar de secretaría, así como de su formación
- Elaboración de documentos y trámites de comunicaciones internas o externas que le sean requeridas por la dirección
- Supervisión de la organización y control del archivo documental conforme a las directrices establecidas por la Fundación.
- Jornada completa.
- Alto nivel de competencia profesional en inglés.
- Al menos 6 años de experiencia en cargos similares
- Buena presencia
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