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. Office Excel Outlook

Job Posting Title

Office Manager & Executive Assistant

The challenge

Buscamos un/a Office Manager & Executive Assistant para nuestras oficinas de Barcelona, cercanas a la Fira de Hospitalet, que se responsabilice de garantizar el buen funcionamiento de la oficina y de proporcionar apoyo ejecutivo al Country Manager y soporte administrativo al departamento de Personas.

Buscamos una persona organizada, proactiva y multitarea, acostumbrada a trabajar en un entorno dinámico y gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.

Responsabilidades

What you will do

Gestión de oficina

• Coordinar y supervisar el funcionamiento diario de la oficina.
• Gestionar los accesos al edificio y actuar como responsable de evacuación.
• Gestionar las compras de material de oficina, suministros y servicio de catering.
• Organizar reuniones, eventos internos y visitas corporativas.
• Coordinar proveedores externos (limpieza, mantenimiento, jardinería, agua, etc.).
• Gestionar la correspondencia y los servicios de mensajería.
  
  

• Gestionar la agenda, viajes y desplazamientos del Country Manager.
• Coordinar visitas nacionales e internacionales.
• Dar soporte en la organización de reuniones y eventos corporativos.
• Prestar apoyo en la gestión de viajes al resto de empleados cuando sea necesario.
  
  

• Gestionar la herramienta de control horario.
• Realizar el seguimiento de vacaciones, permisos y ausencias.
• Gestionar la telefonía corporativa, la flota de vehículos y los beneficios sociales.
• Coordinar iniciativas de bienestar y programas para empleados.
• Colaborar en los procesos de incorporación y acogida de nuevas personas en la compañía.
  
  

• Experiencia mínima de 5 años como Office Manager en entornos de mas de 50 trabajadores
• Dominio de Microsoft Office (Excel y Outlook)
• Nivel alto de inglés escrito y verbal
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial en nuestras oficinas de Barcelona
  
  

• Habilidades de organización, planificación, gestión del tiempo, priorización de tareas y capacidad para realizar múltiples tareas
• Proactividad y orientación a cliente interno
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés y en español.
• Alto nivel de orientación al cliente interno
  
  

• Contrato indefinido
• Paquete de beneficios sociales
• Horario partido: de 8.30/9.00 y salida a las 18.00
• Posición presencial en Barcelona
• Incorporación a una compañía internacional en un entorno dinámico y colaborativo