Objetivo del puesto: Garantizar la correcta gestión administrativa, documental y de facturación de la asesoría, asegurando una atención eficaz al cliente, el control de expedientes y el soporte operativo al equipo.

La persona trabajará de la mano del responsable de Administración y la Dirección de la oficina, gestionando también expedientes internos de la asesoría y contribuyendo a una organización fluida y profesional.

Responsabilidades y funciones principales

• Gestión documental y de expedientes (clientes e internos)
  
  

Archivo, clasificación, digitalización y mantenimiento actualizado de documentación.

Apertura y mantenimiento de expedientes de clientes: altas, actualización de datos, control documental y trazabilidad.

Gestión de expedientes internos de la asesoría (documentación, control de estados, seguimiento de tareas y apoyo al responsable del área).

Preparación de documentación para trámites internos y externos (clientes, proveedores, notarías, organismos).

• Atención al cliente y gestión de incidencias
  
  

Atención telefónica y por email: recepción de consultas, soporte operativo y derivación al área correspondiente.

Registro, seguimiento y cierre de solicitudes/incidencias.

• Administración y facturación (A3GES / A3 Asesor)
  
  

Emisión, revisión y envío de facturas a clientes desde A3GES.

Alta y mantenimiento de clientes, expedientes, conceptos facturables, cuotas, pagos delegados y parámetros de facturación.

Seguimiento de recibos, cobros, devoluciones, reclamación inicial de impagados y regularizaciones.

Control financiero básico: vencimientos, estados de cobro, listados y apoyo en conciliaciones internas.

• Presupuestos y apoyo administrativo comercial
  
  

Preparación, envío y seguimiento de presupuestos en coordinación con el equipo

Remisión de documentos de contratación.

Apoyo en la elaboración de informes comerciales y listados de actividad (facturación, cobros, estado de expedientes, etc.).

• Coordinación y organización interna
  
  

Seguimiento de tareas y coordinación con distintas áreas de la asesoría para su facturación (laboral, fiscal, mercantil, protección de datos, etc.).

Priorización y control de tareas recurrentes: facturación periódica, cobros, vencimientos, renovaciones y documentación pendiente.

• Herramientas y software
  
  

Uso habitual de A3 Asesor / A3GES (clientes, expedientes y facturación).

Manejo de Word, Excel y Outlook (plantillas, listados, comunicaciones, seguimiento).

Manejo de Bitrix (registro de clientes, tareas, estados, comunicaciones y reporting).

Habituado/a al manejo de CRM´s y programas de facturación.

Se valorará positivamente la capacidad para atender funciones complementarias (según necesidad de la asesoría)

Asistencia a firma en notaría y apoyo en la preparación documental.

Tramitación/gestión administrativa de impuestos: ITP-AJD, plusvalías, etc. (según procedimiento interno).

Preparación documental de herencias y apoyo en liquidación del ISD.

Presentación de declaraciones censales y otros trámites.

Redacción de documentos sencillos conforme a modelos: contratos de arrendamiento, préstamo, etc.

Requisitos mínimos

Requisitos

• Titulación en FP de grado superior con experiencia previa en puesto administrativo (valorable en asesoría), mínimo 3 años.
• Manejo de A3 Asesor / A3GES.
• Dominio de Word, Excel y Outlook (especialmente Excel para control y seguimiento).
• Valorable experiencia con Bitrix o CRM similar.
  
  

Competencias clave

• Habilidades comunicativas y orientación al cliente.
• Capacidad para atender quejas y reclamaciones con solvencia y serenidad, manteniendo un trato profesional.
• Organización, atención al detalle y rigor documental.
• Proactividad y capacidad para coordinarse con distintos equipos.
• Confidencialidad y discreción en el manejo de información.
• Capacidad para trabajar con volumen de tareas y prioridades.