El Ejecutivo/a de Grupos & Eventos es el responsable de coordinar y gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de grupos y eventos en el hotel. Sus tareas combinan habilidades comerciales, administrativas, operativas y de atención al cliente. Trabaja en estrecha colaboración con los diferentes departamentos del hotel para garantizar el éxito de cada uno de los grupos & eventos, dependiendo directamente del director/a de grupos & eventos.

Tareas principales del puesto:

• Gestión de las reservas de grupos:

• Dar respuesta a las solicitudes de eventos y grupos antes de transcurrir 24 h laborables, utilizando

las plantillas corporativas.

• Revisar disponibilidad del hotel y ofrecer en cada una de las ocasiones la mejor propuesta posible

al cliente.

• Seguimiento, de la propuesta enviada al cliente, a las 24 h, 48 h , … para conseguir la mayor ratio de conversión posible.

• Negociación de las tarifas y condiciones de contratación con el cliente.

• Confirmar y bloquear espacio en el sistema operativo.

• Planificación y coordinación:

• Elaborar contratos y proformas para cada uno de los grupos.

• Actualizar en todo momento las proformas

• Elaboración de órdenes de servicio detalladas.

• Distribuir la información plasmada en las órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.

• Elaborar planning mensual con el detalle de todos los grupos & eventos confirmados. Actualizarlo

semanalmente y distribuirlo, junto con las órdenes de servicio, a todos los departamentos del hotel.

• Revisar los montajes de las salas, asignación de habitaciones, … liderar una reunión semanal con los jefes de cada uno de los departamentos del hotel donde se revisarán los detalles de cada uno de los grupos.

• Relación con el cliente:

• Ser el punto principal de contacto con el cliente: antes, durante, y después.

• Realizar visitas de inspección.

• Supervisar la ejecución del evento y resolver imprevistos.

• Post-evento:

• Verificar la correcta facturación y cierre del evento.

• Recopilar el feedack del cliente.

• Actualizar la base de datos (número de eventos, ingresos generados, …)

Habilidades:

• Organización.

• Atención al cliente.

• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.

• Capacidad para trabajar bajo previsión y resolver imprevistos.

• Conocimiento de los softwares de gestión hotelera (ACI, Opera, o similar)

Técnico:

• Grado en hostelería o turismo, o similar.

• Control sobre las aplicaciones de Microsoft Office.

• Comprensión comercial y habilidades de venta.

• Orientación hacia el cliente y el logro de objetivos financieros.

• Competencia en múltiples idiomas, con énfasis en español e inglés, y otros idiomas

recomendables.

Personal:

• Presentación impecable y alta atención al cuidado

• Capacidad de negociación.

• Resiliencia frente a contratiempos.

• Dinámico, inspirador y práctico.

Experiencia en el puesto:

• Experiencia mínima de 1-2 años como ejecutivo de grupos y eventos

• Orientación al servicio, don de gentes

• Orientación al cliente, buscar la excelencia en el servicio

• Excelente comunicación verbal y escrita Ingles /español / catalán. Se valorarán otros idiomas