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Indicadores clave de desempeño Contabilidad Comunicación CRM Operaciones de venta Publicidad de búsqueda Comercio minorista Funciones de recepcionista Agenda B2

Grupo ZAR Inmobiliaria es una firma inmobiliaria especializada en propiedades residenciales de alto nivel, ubicada en Torre en Conill (Bétera), una de las zonas más exclusivas, demandadas y en pleno crecimiento de la provincia de Valencia.

Nos enfocamos en la comercialización de viviendas selectas, ofreciendo un servicio inmobiliario basado en la excelencia, la discreción y la atención totalmente personalizada. Acompañamos a nuestros clientes en cada fase del proceso de compraventa y alquiler, garantizando una experiencia segura, ágil y altamente profesional.

En Grupo ZAR entendemos el mercado inmobiliario como un servicio de valor añadido, donde la confianza, el conocimiento profundo del producto y la calidad en la gestión marcan la diferencia.

Nuestro compromiso es claro: ofrecer un servicio inmobiliario a la altura de las expectativas de un cliente exigente, tanto nacional como internacional.

📍 Torre en Conill – Valencia

Misión del puesto

Garantizar el correcto funcionamiento administrativo y operativo de la inmobiliaria, proporcionando soporte al equipo comercial y gestionando de forma eficiente la cartera de alquileres, la documentación, la atención a clientes y la coordinación de incidencias y proveedores.

Su objetivo es asegurar que todos los procesos administrativos y de gestión se desarrollen con calidad, agilidad y orientación al cliente.

Principales responsabilidades

1. Atención al cliente

• Atender presencialmente a propietarios, compradores, inquilinos y proveedores.
• Gestionar llamadas telefónicas, correo electrónico y WhatsApp corporativo.
• Resolver consultas administrativas y canalizar aquellas que requieran intervención del equipo comercial o de la dirección.
• Coordinar la agenda del equipo y organizar reuniones, visitas y firmas.

2. Gestión administrativa

• Elaborar y preparar contratos de arrendamiento, reservas y demás documentación administrativa.
• Organizar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de clientes e inmuebles.
• Gestionar facturación, cobros y seguimiento de pagos.
• Preparar la documentación necesaria para firmas y notarías.
• Gestionar el archivo de llaves y documentación de los inmuebles.
• Mantener actualizado el CRM y las bases de datos de la empresa.
• Dar soporte administrativo al equipo comercial durante todo el proceso de compraventa y alquiler.

3. Gestión de alquileres

• Administrar la cartera de inmuebles en alquiler.
• Atender incidencias comunicadas por propietarios e inquilinos.
• Registrar, gestionar y realizar el seguimiento de cada incidencia hasta su resolución.
• Gestionar renovaciones, vencimientos y finalización de contratos de arrendamiento.
• Coordinar entregas y devoluciones de llaves.
• Controlar la documentación relacionada con fianzas y contratos.
• Mantener una comunicación fluida y profesional con propietarios e inquilinos.

4. Coordinación de incidencias y mantenimiento

• Recibir y registrar avisos de averías o incidencias.
• Valorar la urgencia y prioridad de cada actuación.
• Contactar con propietarios cuando sea necesaria su autorización.
• Coordinar la intervención de los proveedores adecuados.
• Solicitar presupuestos cuando proceda.
• Programar visitas de los profesionales.
• Realizar seguimiento de las reparaciones hasta su finalización.
• Confirmar con el cliente la correcta resolución de la incidencia.
• Gestionar y revisar las facturas de los proveedores antes de su tramitación.

5. Gestión de proveedores

Mantener una relación fluida con los colaboradores habituales de la empresa, coordinando sus intervenciones cuando sea necesario, entre ellos:

• Fontanería
• Electricidad
• Cerrajería
• Albañilería
• Pintura
• Limpieza
• Climatización
• Jardinería
• Cristalería
• Reparación de electrodomésticos
• Empresas de desatascos
• Otros servicios de mantenimiento

6. Soporte al área comercial

• Publicar inmuebles en portales inmobiliarios y otros canales de comercialización.
• Preparar documentación para captaciones, reservas y compraventas.
• Coordinar la disponibilidad de inmuebles para visitas.
• Apoyar al equipo comercial en tareas administrativas relacionadas con las operaciones.
• Velar por que los expedientes estén completos antes de la firma.

Funciones habituales

• Atención telefónica y presencial.
• Gestión de correo electrónico.
• Organización de agendas.
• Actualización del CRM.
• Archivo y gestión documental.
• Preparación de contratos.
• Gestión de incidencias de alquiler.
• Coordinación de proveedores.
• Seguimiento administrativo de operaciones de venta y alquiler.
• Facturación y control documental.

Competencias requeridas

Competencias técnicas

• Nivel de ingles B2
• Organización administrativa.
• Gestión documental.
• Manejo de herramientas ofimáticas y CRM inmobiliario.
• Conocimientos básicos de contratos de arrendamiento y compraventa.
• Capacidad para coordinar múltiples tareas simultáneamente.

Competencias personales

• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Orientación al cliente.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad de resolución de problemas.
• Gestión de prioridades.
• Proactividad.
• Trabajo en equipo.
• Discreción y confidencialidad.

Indicadores de desempeño (KPIs)

• Tiempo medio de respuesta a clientes.
• Tiempo medio de resolución de incidencias.
• Número de incidencias gestionadas y cerradas.
• Exactitud y actualización de la documentación.
• Cumplimiento de plazos administrativos.
• Nivel de satisfacción de propietarios e inquilinos.
• Expedientes completos y preparados en plazo para las firmas.

Perfil del puesto

Formación

• Formación Profesional en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa o similar.
• Se valorará formación específica en administración inmobiliaria o gestión patrimonial.

Experiencia

• Experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en el sector inmobiliario o de administración de fincas.
• Experiencia en atención al cliente y coordinación de proveedores será valorada positivamente.

Misión final

Figura clave para el correcto funcionamiento de la empresa. Su labor consiste en asegurar que los procesos administrativos, la gestión de alquileres, la coordinación de incidencias y el soporte al equipo comercial se desarrollen de manera eficiente, contribuyendo a ofrecer un servicio ágil, organizado y de calidad a propietarios, inquilinos y compradores.