Job Description

Desde la Universidad Europea estamos buscando un/a Asistente de Decanato cuya misión será proporcionar apoyo logístico, documental y administrativo, facilitando la organización de las agendas y actividades, facilitar el mantenimiento y la comunicación de relaciones internas y externas y brindar apoyo a gestiones relacionadas con Facultades, EDI y VR.

FUNCIONES

Agenda y atención al cliente interno/externo

Gestionar y planificar las agendas de los managers, concertando las citas y reuniones que sean necesarias.

Revisar los e-mail, el correo y fax en entrada.

Filtrar llamadas telefónicas (filtro, padres, alumnos, empresas, información general…), peticiones de información y solicitudes de distinta naturaleza, gestionándolas de la forma más apropiada en cada caso.

Realizar la acogida de las visitas, atendiendo a sus necesidades.

Mantener relaciones con clientes, contactos externos, instituciones y proveedores, así como con interlocutores internos de sus managers.

Gestión administrativa y logística

Resolución en general de cualquier labor que facilite el trabajo del Decano/Defensor Universitario/Director/Vicerrector.

Gestión de la restauración, salas, audiovisuales, material imprenta, cartelas…

Redactar actas de reuniones, así como las cartas y comunicaciones que les dicten sus managers.

Organizar y mantener la gestión de la oficina, incluyendo la gestión documental y de datos y los sistemas de archivo.

Elaboración de hojas de gastos y tramitación y seguimiento de facturas.

Despachar carpeta de firmas.

Actualizaciones y control de las bases de datos.

Apoyo a Facultades y EDI

Organización de Reuniones periódicas de las Facultades: Junta de Facultad, Revisión de Campaña, Responsabilidad Social, Investigación…

Consejo de Delegados: Organización de reuniones, convocatorias, comunicaciones varias.

Acreditación de la Docencia y Méritos del profesorado (Expedición Certificados Docentes) y otro tipo de certificados que pudieran solicitar los profesores (Autorías, Conferencias…).

Petición de Informes de estudiantes para los padres (realizados por los tutores).

Apoyo a los Directores de Área y Departamento en la organización de eventos de la Facultad.

Apoyo administrativo en la convocatoria de Comisiones Evaluadoras y Tribunales de Compensación

Elaboración y envío de Diplomas

Plazas de Profesor Titular y Lecturas de Tesis: Ayuda con los viajes y facturas de externos, comidas, etc.

Envío de copias para Traslados de Expedientes

Gestión de documentación relacionada con las Cátedras

Gestión de viajes de personal externo o invitados de la Facultad, Alumnos de Postgrado, Estancias Internacionales, Profesores Mercantiles.

Solicitud de documentos de alumnos en estancias clínicas de Hospitales y Centros Asistenciales.

Organización de agendas de visitantes internacionales

Recepcionar las Tesis Doctorales. Registro y control antes de su publicación

Control documental de proyectos de investigación.

Actualización/Elaboración de Bases de Datos para eventos (por ejemplo eventos de marketing, honoris causa, acto de graduación, postales de navidad otros.)

Petición de material y tarjetas de visita: de los Managers a los que da servicio y de los Directores de Área de Facultades

Tramitar altas y bajas TIC y SIGECA de los miembros de la Junta de Facultad

Mailings (nuevas publicaciones, invitaciones…)

Apoyo al VR de Calidad e Innovación

Tribunales de Compensación: Comprobación de expedientes y convocatorias de tribunales.

Gestión de actividades alumnos TOP y Excelentes: Facturación, Viajes de personal de formación, Coordinación de Eventos, Reuniones con tutores

Delegados y Consejo de Delegados: Convocatorias reuniones y Comunicados Vicerrectorado

Firmas convenios practicas con GOE

Envío de correos masivos alumnos UEM

Organización y gestión de Eventos y Viajes

Organizar viajes y estancias, así como reuniones y eventos, en aspectos logísticos. Proporcionar apoyo en ocasión de eventos y presentaciones

Asegurarse de que los managers dispongan de toda la información y materiales necesarios para las reuniones y eventos en los que participan.

REQUISITOS

Titulación: Licenciatura/Grado. Valorable Posgrado.

Experiencia previa en puestos de asistente de Dirección, preferentemente en entornos multinacionales.

Idiomas: inglés nivel mínimo C1; deseable dominio de otros idiomas.

Conocimientos en ámbito financiero/reporting. Manejo de herramientas de ofimática

Habilidades: Planificación y Organización, Orientación al cliente, Excelencia, Orientación a resultados, Comunicación