Ofertas de empleo de Asistente/a Ejecutivo/a en Madrid

• Flexibilidad horariaSí
• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada8 jul.

Teletrabajo Excel Outlook PowerPoint Word

• Compañía del sector energético
• Executive Assistant to VP

¿Dónde vas a trabajar?

Compañía del sector energético

Descripción

La persona seleccionada dará soporte al VP de la compañía y gestionará las siguientes funciones:

• Filtro y atención de llamadas, correos y mensajes personales/profesionales
• Planificación y priorización de la agenda profesional
• Coordinación de reuniones, citas, compromisos familiares y eventos privados
• Gestión completa de viajes nacionales e internacionales
• Coordinación de transporte, alojamientos, itinerarios, reservas y documentación necesaria
• Preparación de presupuestos, anticipos y liquidación de gastos
• Redacción de comunicaciones, presentaciones e informes
• Gestión de documentación confidencial, contratos y archivos
• Preparación de reuniones: soporte logístico, materiales, actas y seguimiento de acuerdos

¿A quién buscamos (H/M/D)?

Buscamos una persona que cumpla los siguientes requisitos:

• Formación en Secretariado de Dirección o similar
• Experiencia mínima de 5 como Executive Assistant de Dirección yo/ alta Dirección
• Experiencia previa trabajando con directivos de alto nivel, empresarios o entornos de alta exigencia
• Nivel muy alto de inglés (C2)
• Dominio de ofimática avanzada: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, herramientas de colaboración y gestión documental
• Perfil acostumbrado a altos ritmos de trabajo.

¿Cuáles son tus beneficios?

• Contrato indefinido
• Horario flexible y jornada intensiva viernes y verano.
• Teletrabajo: 2 días a la semana

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada3 jul.

Office

• Executive Assistant para CEO con excelente nivel de inglés
• Importante compañía lider en el sector en el que opera.

¿Dónde vas a trabajar?

Nuestro cliente es una empresa de gran tamaño dentro del sector industrial ubicada en Madrid centro.

Descripción

Responsabilidades principales

• Gestionar y optimizar la agenda del CEO, garantizando una adecuada priorización de reuniones, compromisos y actividades.
• Preparar de forma proactiva toda la documentación necesaria para reuniones internas y externas, incluyendo briefings, presentaciones, informes y materiales de soporte.
• Anticipar necesidades e identificar información relevante para asegurar la adecuada preparación del CEO antes de cada reunión o evento.
• Realizar seguimiento de acuerdos, compromisos y planes de acción derivados de reuniones ejecutivas, asegurando el cumplimiento de plazos y objetivos.
• Coordinar la comunicación entre el CEO y los distintos stakeholders internos y externos.
• Dar soporte en la organización, coordinación y seguimiento de proyectos estratégicos y corporativos.
• Elaborar informes, presentaciones ejecutivas y documentación para comités, consejos y reuniones de dirección.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales, asegurando una planificación eficiente y alineada con las prioridades de negocio.
• Gestionar información altamente confidencial con absoluta discreción y profesionalidad.
• Actuar como punto de apoyo para facilitar la toma de decisiones, proporcionando información estructurada y seguimiento continuo de asuntos clave.
• Coordinar reuniones de alto nivel con interlocutores nacionales e internacionales.

¿A quién buscamos (H/M/D)?

El/la candidato/a seleccionado deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Formación en Administración, Secretariado o áreas relacionadas.
• Experiencia previa como asistente ejecutivo/a o en puestos similares.
• Habilidades avanzadas en herramientas ofimáticas, especialmente en Microsoft Office.
• Dominio del español y nivel alto de inglés, tanto escrito como hablado.
• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
• Atención al detalle y habilidades organizativas excepcionales.
• Actitud profesional y enfoque orientado a soluciones.

¿Cuáles son tus beneficios?

• Contrato permanente en una empresa consolidada en Madrid.
• Rango salarial competitivo entre 45.000€ y 51.000 € brutos anuales.
• Beneficio adicional: ticket comida.
• Oportunidad de trabajar en un entorno profesional dentro del sector industrial.
• Posibilidad de desarrollo profesional en una posición clave para la organización.

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada3 jul.

Office

• Buscamos Executive Assistant con inglés y experiencia en Alta Dirección
• Empresa multinacional de referencia, con presencia internacional.

¿Dónde vas a trabajar?

Nuestro cliente es una empresa consolidada en el sector en el que opera ubicada en Madrid.

Descripción

• Gestionar y coordinar la agenda del CEO y del equipo directivo, incluyendo reuniones, viajes y eventos.
• Preparar documentación, informes y presentaciones necesarias para reuniones ejecutivas.
• Actuar como punto de contacto entre la dirección y otros departamentos o socios externos.
• Supervisar y organizar las comunicaciones entrantes y salientes, como correos electrónicos y llamadas.
• Apoyar en la organización de eventos corporativos y reuniones de alto nivel.
• Gestionar la logística de viajes, incluyendo reservas y planificación de itinerarios.
• Supervisar y mantener registros administrativos precisos y actualizados.
• Colaborar en la mejora de procesos administrativos y de soporte a la dirección.

¿A quién buscamos (H/M/D)?

El/la candidato/a seleccionado deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Experiencia previa en un puesto similar dando soporte a CEO o directivos/as.
• Habilidades avanzadas de organización y gestión del tiempo.
• Dominio de herramientas ofimáticas, como Microsoft Office.
• Capacidad de comunicación efectiva y habilidades interpersonales destacadas.
• Conocimientos de inglés a nivel avanzado, tanto hablado como escrito.
• Valorable otros idiomas como francés.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y bajo presión.

¿Cuáles son tus beneficios?

• Contrato indefinido en una empresa reconocida del sector.
• Remuneración competitiva según los años de experiencia previa.
• Ubicación en Madrid.

• Nivel de experiencia---
• Tipo de contratoA tiempo completo
• Publicada29 jun.

Agile Cloud Coumputing Office Excel Outlook PowerPoint Word

• Technology company
• Executive Assistant to CBO

¿Dónde vas a trabajar?

Technology company located in Tres Cantos

Descripción

Supporting the Chief Business Officer (CBO) directly and commercial group as required, the role will report to the CBO. The Executive Assistant will support all aspects of the CBO's daily work routine while also coordinating with the C-suite EA and manage some commercial team aspects.

KEY RESPONSIBILITIES:

• Day to Day agenda & Calendar Management
• Travel Arrangements
• Communication Management
• Meeting Coordination
• Document Preparation
• Gatekeeping
• Potential Event Planning
• Expense Management
• Problem-Solving

• Work directly with the CBO to support all aspects of their daily work routine.
• Acting as the key point of contact for the CBO among executives, strategic partners, employees, clients and other external partners.
• Support the coordination of regular internal and external meetings, for the CBO & commercial team eg: offsite events. Including with partners, customers at all levels, inc. logistics.
• Maintain the CBO calendar, including scheduling meetings, appointments, speaking engagements, and travel (may include domestic and international) arrangements. Exercise complete discretion in committing time and evaluating needs.
• Compose and prepare letters relating to routine correspondence for the CBO's signature.
• Prioritize emails and requests and respond when necessary.
• Responsible for all travel arrangements and agendas for the CBO and coordinate with the C-Suite group EA's as required.
• Prepare, reconcile, and submit expense reports for CBO.
• Maintain various records and documents for CBO.
• Maintain confidential and sensitive information for CBO and on behalf of executives.
• Produce information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying, and transmitting text, data, and graphics.
• Conserve and optimize executive's time by reading, researching, and routing correspondence; drafting letters and documents as appropriate; collecting and analyzing information; initiating telecommunications.
• Prepare reports by collecting and analyzing information.
• Secures information by completing data backups on the cloud.
• Provides historical reference by developing and utilizing filing and retrieval systems; recording meeting discussions.
• Handle printing, faxing, mail packages, copying, filing, and email/messages.
• Contributes to team effort by accomplishing related objectives as needed.

¿A quién buscamos (H/M/D)?

MANDATORY

• Written and spoken fluency in English (native) and Spanish (near native) is essential.
• Fluent in AI tools (Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude) to enable efficient working and insights
• Expert in all Microsoft Office suite (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) and the latest AI cowork tools.
• Multitasking and calm under pressure
• Excellent collaboration skills across the organisation
• Discretion and complete trustworthiness

• Be proactive in all activities with the CBO and anticipate activities and needs.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Time-management skills.
• Ability to keep absolute confidentiality and discretion on company and personal business
• Ability to pay attention to detail.
• Excellent organization skills with the ability to multitask.
• Interpersonal skills, ability to be discrete and trustful.
• Familiar with start-up culture and technology ecosystem.
• Resourceful and able to solve problems under pressure.
• Adaptable; ability to wear many hats.
• Fast relationship builder, able to enlist buy-in from others when needed.
• Professional attitude and appearance.
• Ability to be resourceful and proactive when issues arise.
• Customer service attitude.

• Bachelor´s degree preferred.
• Written and spoken fluency in both English (C2/near native) and Spanish is essential.
• At least five years´ prior experience in supporting a senior executive.
• International work experience desirable working with international teams.
• Excellent computer skills, including the Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, and Excel) use of communication apps,(WhatsApp, Teams).
• Exceptional writing, editing, and proofreading skills.
• Excellent organization and time-management skills.
• Experience in a fast-paced agile startup environment or in a public company.

¿Cuáles son tus beneficios?

• Permanent contract
• Working hours: 9:00 - 18.00