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Hostal Empúries · Escala, L', ES
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La persona contratada deberá garantizar la correcta comercialización, planificación y ejecución de los eventos en el Hostal Empúries, alineando expectativas del cliente, capacidad operativa y estándares de calidad y sostenibilidad del hotel. Contribuir a la rentabilidad del área de Grupos & Eventos y a una experiencia excelente antes, durante y después del evento.
3. Principales responsabilidades
3.1. Gestión comercial y cotización de eventos
- Atender y cualificar solicitudes de grupos, eventos y celebraciones (corporativos, sociales, internos).
- Elaborar propuestas y presupuestos coherentes con el posicionamiento del hotel, la disponibilidad de espacios y la política de precios (en coordinación con Dirección/Revenue).
- Promover la venta cruzada de alojamiento, restauración, spa y Experiencias.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes y agencias y el seguimiento comercial de cada oportunidad.
3.2. Confirmación, preparación y coordinación interna
- Formalizar la reserva del evento (proforma, depósitos, condiciones de cancelación, plazos de pago).
- Garantizar con los departamentos correspondientes el bloqueo correcto de espacios, habitaciones y servicios en PMS y herramientas internas.
- Coordinar con los departamentos implicados (Recepción, F&B, Cocina, Pisos, Spa, Mantenimiento) la información clave: Programas y horarios. Menús y requerimientos especiales. Montajes de sala, audiovisuales y necesidades técnicas.
- Preparar y difundir órdenes de servicio claras y completas, participando en los briefings internos necesarios.
3.3. Supervisión del evento in-house y cierre
- Ser el punto de referencia para el cliente durante el evento, velando por el cumplimiento de los estándares de servicio y tiempos.
- Supervisar montajes, tiempos de servicio y coordinación entre departamentos, corrigiendo desviaciones en tiempo real.
- Supervisar y controlar la afectación del evento en las habitaciones ocupadas, especialmente en el caso de grupos que puedan consumir en la terraza / restaurante durante el desarrollo del mismo.
- Revisar y validar cargos finales, extras y consumos adicionales para su correcta facturación.
- Coordinar el cierre administrativo del evento (cobros, factura final) y el envío de encuestas de satisfacción, analizando el feedback junto Guest Experience para mejora continua.
3.4. Herramientas y accesos
- Utilizar de forma eficaz las herramientas de gestión (PMS Ulyses, Restoo, hojas de control y Drive compartidos).
- Gestionar de manera responsable los accesos a espacios y almacenes vinculados a eventos y F&B.
4. Perfil y requisitos del puesto
4.1. Formación y experiencia
- Formación en Turismo, Organización de Eventos, Gestión Hotelera.
- Experiencia mínima de 2–3 años en departamentos de eventos, grupos o MICE en hotelería o restauración organizada.
- Formación específica en igualdad, diversidad, prevención del acoso y gestión inclusiva de equipos.
4.2. Competencias clave
- Orientación al cliente y vocación de servicio.
- Capacidad organizativa y de planificación.
- Habilidades de comunicación y negociación con diferentes tipos de cliente.
- Capacidad de gestionar varios proyectos/eventos simultáneos y trabajar bajo presión.
- Atención al detalle y mentalidad de mejora continua.
- Trabajo en equipo y liderazgo transversal.
- Flexibilidad y adaptación a la estacionalidad del negocio.
4.3. Idiomas
- Catalán y castellano nativos o nivel equivalente.
- Francés e Inglés conversación fluida.
4.4. Conocimientos técnicos
- Manejo de PMS (preferiblemente Ulyses) y herramientas de gestión de reservas/eventos (Restoo u otras).
- Manejo de herramientas: gestor de reservas, PMS/CRM, TPV y Google Workspace.
- Conocimientos básicos de facturación y seguimiento de cobros.
- Sensibilidad hacia la sostenibilidad aplicada a eventos.
5. Condiciones del puesto y desarrollo
- Tipo de contrato: Indefinido.
- Jornada Completa (40h semanales); calendario según necesidades operativas y estacionales.
- Horarios: Disponibilidad para turnos partidos, fines de semana, en función del calendario de eventos.
- Retribución de 30k - 32k; según candidato