Responsabilidades Principales Gestión Administrativa: Mantener y organizar la documentación y base de datos relacionada con las compras y los proyectos de construcción. Realizar documentos en Excel y otros formatos que faciliten la gestión de los...
Responsabilidades Principales
- Gestión Administrativa:
- Mantener y organizar la documentación y base de datos relacionada con las compras y los proyectos de construcción.
- Realizar documentos en Excel y otros formatos que faciliten la gestión de los managers de los Proyectos.
- Gestión del proceso de la firma de los contratos/orden de pedido de los diferentes Proyectos de obras y compras.
- Gestión de los gastos/expenses y viajes de los miembros del equipo.
- Tramitación de comunicados diferidos de obras. Comunicado de comienzo de obra a los ayuntamientos.
- Mantener una base de datos actualizada de proveedores y contratistas.
- Coordinar las reuniones y comunicaciones principales para asegurar el cumplimiento de los acuerdos.
- Supervisar y gestionar el inventario de materiales y suministros. Incluyendo control de las muestras recibidas de los proveedores.
- Gestionar la correspondencia y las comunicaciones del departamento.
- Organizar y archivar documentos y registros importantes.
- Asistir en la preparación de presentaciones y reuniones. Así como tomar notas/grabar las que se consideren.
- Administrar el sistema Oracle:
- Actualización y creación de catálogos para compras.
- Incorporación y formación de nuevos usuarios.
- Configurar nuevos proveedores dentro del sistema Oracle.
- Resolución de incidencias.
- Soporte al Purchasing Manager:
- Soporte administrativo del grupo de sostenibilidad.
- Soporte administrativo para compras globales.
- Otros:
- Soporte en tramitación de facturas y pedidos.
- Gestionar compras de material de oficina (papelería, consumibles etc.)
- Idiomas: Español e inglés fluido
- Organización: Capacidad para gestionar múltiples tareas y mantener la documentación en orden.
- Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
- Atención al Detalle: Precisión en la gestión de documentos y datos.
- Conocimiento Técnico: Familiarizado/a con herramientas de gestión de compras y proyectos. El conocimiento del sistema Oracle se considera una ventaja.
- Trabajo en Equipo: Capacidad para colaborar eficazmente con diferentes departamentos y proveedores.
- Experiencia previa en un rol administrativo, preferiblemente en el sector de compras o construcción/hostelería.
- Conocimiento/Familiarizado/a con software de gestión de compras y proyectos (Oracle).
- Dominio de Microsoft Office Word, Outlook, PowerPoint & Excel.
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