Estamos en proceso de búsqueda de un/a Office Assistant, cuya misión será facilitar el funcionamiento eficiente y organizado de la oficina, brindando soporte administrativo y operativo para que los equipos puedan centrarse en sus objetivos estratégicos.

Buscamos una persona proactiva, resolutiva y organizada, con excelentes habilidades de comunicación y capacidad para gestionar múltiples tareas con discreción.

FUNCIONES:

📌 Atención al cliente interno y externo

Gestión de la agenda: Coordinar y priorizar las actividades según urgencia e importancia. Recepción de visitas: Actuar como primer punto de contacto y canalizar solicitudes adecuadamente.

Coordinación de salas de reuniones: Reservar, preparar y gestionar salas con los recursos necesarios.

Atención telefónica: Filtrar y redirigir llamadas según corresponda.

📌 Apoyo logístico

Eventos: Colaborar en la logística y coordinación de eventos internos y externos.

Gestión de viajes: Organizar itinerarios, reservas y presupuestos con la agencia de viajes.

Control de suministros: Mantener inventario actualizado y realizar pedidos oportunos.

Gestión de mantenimiento: Registrar y hacer seguimiento de partes de mantenimiento.

Gestión de gastos: Organizar y reportar tickets conforme a la política interna.

Gestión de taxis: Solicitar servicios y gestionar facturación en Oracle.

Organización de catering: Coordinar pedidos diarios y para reuniones o eventos.

📌 Gestión Administrativa

Preparación de documentos: Redacción, revisión y formateo de presentaciones.

Actualización de bases de datos: Mantener registros y contactos actualizados.

Manejo de correspondencia: Clasificar y distribuir correo entrante y saliente.

Mantenimiento de flota: Coordinar revisiones y reparaciones de vehículos de empresa.

Tareas administrativas generales: Imprimir, archivar y encuadernar documentos.

📌 Soporte a otros departamentos

Soporte tecnológico: Resolver incidencias menores y coordinar con TIC para problemas más complejos.

Onboarding de nuevos empleados: Preparar tecnología y reuniones de bienvenida.

🛠️ REQUISITOS:

• Experiencia previa de 3 a 5 años realizando funciones similares.
• Nivel de inglés C1 (imprescindible).
• Habilidades organizativas, resolución de problemas y comunicación efectiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente.

OFRECEMOS:

• Horario: L-V, 09:00 a 18:00h (1 día de teletrabajo)
• Contrato: indefinido, 40h/sem.
• Zona de trabajo: campus Villaviciosa de Odón (Madrid)
• Incorporación: inmediata
• Banda salarial: 23-25K (a convenir según la experiencia del candidato).
• Retribución flexible: amplio paquete de beneficios sociales por ser empleado/a UEM (descuentos en formación, seguro médico privado, cheques guardería, cheques restaurante, descuentos transporte público...).
• Crecimiento: plan de desarrollo y carrera profesional dentro del equipo y empresas del grupo.