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Estamos buscando a una persona altamente organizada y proactiva para el buen funcionamiento de nuestra oficina en Madrid.

Responsabilidades:

• Gestión de la oficina. Control de que la oficina esté limpia, segura y bien mantenida. Esto puede incluir coordinar con proveedores de limpieza, mantenimiento de equipos y sistemas de seguridad, y resolver problemas relacionados con la instalación.

• Gestión de suministros y equipos para el correcto funcionamiento diario de la oficina. Responsable de la compra y gestión de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento diario de la oficina. Esto implica mantener un inventario actualizado y coordinar la reparación o reemplazo de equipos cuando sea necesario.

• Gestión de correspondencia, comunicaciones y mensajería. Supervisión de la gestión de correos electrónicos, correo físico, llamadas telefónicas y necesidades de mensajería de las distintas áreas.

• Coordinación de eventos, reuniones y reservas de espacios. Organizar y coordinar eventos de la empresa, como reuniones, conferencias, seminarios o celebraciones. Esto puede incluir la reserva de espacios, coordinación de catering, preparación de materiales y gestión de la logística.

• Gestión de contratos y proveedores externos. Coordinar la negociación y renovación de contratos con proveedores externos, como servicios de limpieza, suministros de oficina, proveedores de servicios de TI, entre otros.

• Gestión de cumplimiento de seguridad y salud ocupacional. Supervisión del cumplimiento normativo de seguridad y salud ocupacional en la oficina.

• Gestión de la tecnología de la información (TI). Colaborar con el departamento de TI para garantizar que los sistemas informáticos y de comunicación de la oficina funcionen de manera eficiente y segura, y coordinar la resolución de problemas técnicos cuando sea necesario.

• Colaboración con las diferentes áreas. Actuar como punto de contacto para los empleados en temas relacionados con la oficina, proporcionando apoyo y resolución de problemas, y fomentando un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.

Requisitos:

• Ciclo Formativo Grado Medio en Gestión Administrativa o experiencia demostrable de 1 año o más.

• Conocimientos informáticos: Un buen conocimiento de software de oficina estándar, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y aplicaciones de correo electrónico. Además, la capacidad para aprender y adaptarse a nuevos sistemas y herramientas de gestión de proyectos.

Competencias:

• Habilidades administrativas: capacidad para organizar, priorizar y delegar tareas de manera efectiva. También es importante tener habilidades en gestión del tiempo, resolución de problemas y toma de decisiones.

• Habilidades de comunicación: tanto verbales como escritas, así como la capacidad para escuchar y comprender las necesidades de los demás.

• Capacidad para trabajar en equipo: capacidad para trabajar de manera colaborativa en un entorno de equipo.

Ofrecemos:

• Contrato indefinido a jornada completa.

• Horario partido de oficina de 9 a 14h y de 16 a 19h.

- Imprescindible presencialidad en la oficina.