La persona contratada deberá garantizar la correcta comercialización, planificación y ejecución de los eventos en el Hostal Empúries, alineando expectativas del cliente, capacidad operativa y estándares de calidad y sostenibilidad del hotel. Contribuir a la rentabilidad del área de Grupos & Eventos y a una experiencia excelente antes, durante y después del evento.

3. Principales responsabilidades

3.1. Gestión comercial y cotización de eventos

- Atender y cualificar solicitudes de grupos, eventos y celebraciones (corporativos, sociales, internos).

- Elaborar propuestas y presupuestos coherentes con el posicionamiento del hotel, la disponibilidad de espacios y la política de precios (en coordinación con Dirección/Revenue).

- Promover la venta cruzada de alojamiento, restauración, spa y Experiencias.

- Mantener actualizada la base de datos de clientes y agencias y el seguimiento comercial de cada oportunidad.

3.2. Confirmación, preparación y coordinación interna

- Formalizar la reserva del evento (proforma, depósitos, condiciones de cancelación, plazos de pago).

- Garantizar con los departamentos correspondientes el bloqueo correcto de espacios, habitaciones y servicios en PMS y herramientas internas.

- Coordinar con los departamentos implicados (Recepción, F&B, Cocina, Pisos, Spa, Mantenimiento) la información clave: Programas y horarios. Menús y requerimientos especiales. Montajes de sala, audiovisuales y necesidades técnicas.

- Preparar y difundir órdenes de servicio claras y completas, participando en los briefings internos necesarios.

3.3. Supervisión del evento in-house y cierre

- Ser el punto de referencia para el cliente durante el evento, velando por el cumplimiento de los estándares de servicio y tiempos.

- Supervisar montajes, tiempos de servicio y coordinación entre departamentos, corrigiendo desviaciones en tiempo real.

- Supervisar y controlar la afectación del evento en las habitaciones ocupadas, especialmente en el caso de grupos que puedan consumir en la terraza / restaurante durante el desarrollo del mismo.

- Revisar y validar cargos finales, extras y consumos adicionales para su correcta facturación.

- Coordinar el cierre administrativo del evento (cobros, factura final) y el envío de encuestas de satisfacción, analizando el feedback junto Guest Experience para mejora continua.

3.4. Herramientas y accesos

- Utilizar de forma eficaz las herramientas de gestión (PMS Ulyses, Restoo, hojas de control y Drive compartidos).

- Gestionar de manera responsable los accesos a espacios y almacenes vinculados a eventos y F&B.

4. Perfil y requisitos del puesto

4.1. Formación y experiencia

- Formación en Turismo, Organización de Eventos, Gestión Hotelera.

- Experiencia mínima de 2–3 años en departamentos de eventos, grupos o MICE en hotelería o restauración organizada.

- Formación específica en igualdad, diversidad, prevención del acoso y gestión inclusiva de equipos.

4.2. Competencias clave

- Orientación al cliente y vocación de servicio.

- Capacidad organizativa y de planificación.

- Habilidades de comunicación y negociación con diferentes tipos de cliente.

- Capacidad de gestionar varios proyectos/eventos simultáneos y trabajar bajo presión.

- Atención al detalle y mentalidad de mejora continua.

- Trabajo en equipo y liderazgo transversal.

- Flexibilidad y adaptación a la estacionalidad del negocio.

4.3. Idiomas

- Catalán y castellano nativos o nivel equivalente.

- Francés e Inglés conversación fluida.

4.4. Conocimientos técnicos

- Manejo de PMS (preferiblemente Ulyses) y herramientas de gestión de reservas/eventos (Restoo u otras).

- Manejo de herramientas: gestor de reservas, PMS/CRM, TPV y Google Workspace.

- Conocimientos básicos de facturación y seguimiento de cobros.

- Sensibilidad hacia la sostenibilidad aplicada a eventos.

5. Condiciones del puesto y desarrollo

- Tipo de contrato: Indefinido.

- Jornada Completa (40h semanales); calendario según necesidades operativas y estacionales.

- Horarios: Disponibilidad para turnos partidos, fines de semana, en función del calendario de eventos.

- Retribución de 30k - 32k; según candidato