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Puesto: Administrative Assistant (Asistente Administrativo)

Departamento: Administración

Reporta a: Office Manager (Responsable de Oficina)

Lugar de trabajo: Barcelona, España

El papel del Asistente Administrativo es proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad tanto a los clientes internos como externos de la región, y mantener una comunicación sólida entre la oficina de Barcelona y otras oficinas globales. El puesto combina tareas administrativas con algunas funciones de asistente ejecutivo, incluyendo la gestión de agendas y el apoyo a los gerentes. El Asistente Administrativo lleve a cabo sus responsabilidades con profesionalismo, flexibilidad y minuciosidad, garantizando que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente en todo momento.

Responsabilidades:

Oficina y Recepción:

• Gestionar las operaciones diarias de la oficina y actuar como principal contacto para proveedores y suministradores.
• Recibir y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional.
• Operar el sistema telefónico, incluyendo filtrar llamadas y distribuir mensajes.
• Distribuir la correspondencia entrante y gestionar los envíos salientes de forma rentable.
• Garantizar que la oficina esté ordenada, limpia, equipada y en funcionamiento en todo momento.
• Solicitar y mantener el stock de suministros de oficina (papelería, bebidas, equipos).
  
  

• Organizar viajes y alojamiento para los empleados de acuerdo con la política de la empresa.
• Asistir con las reservas de viaje para gerentes y empleados, incluyendo la elaboración de informes mensuales.
• Mantener actualizados los calendarios de Outlook con reuniones, conferencias y sesiones de formación.
• Coordinar las agendas del personal y distribuir mensajes cuando los compañeros estén ausentes.
• Preparar salas de reuniones y refrigerios para reuniones, seminarios y eventos de formación.
• Reservar y coordinar seminarios, sesiones de formación y eventos de empresa.
• Proporcionar apoyo administrativo en eventos y asistir a los eventos cuando sea necesario.
• Levantar acta de reuniones.
• Organizar eventos internos como reuniones de equipo y actividades para el personal.
• Facilitar la coordinación de materiales de marketing, incluyendo localización y traducciones preliminares.
• Apoyar la organización y coordinación de sesiones de formación.
• Coordinar con Finanzas las órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores.
• Proporcionar apoyo administrativo de ventas, incluyendo informes, documentación de licitaciones y la actualización de registros y datos de clientes.
• Mantener y actualizar bases de datos, archivos, informes y correspondencia de la empresa.
• Proporcionar apoyo administrativo en los documentos de Operaciones de Clientes.
• Suplir a los otros miembros del personal administrativo en la region e internacionalmente.
• Realizar tareas/proyectos puntuales solicitados por el Responsable de Oficina o el Director de Recursos Humanos para satisfacer las necesidades del negocio.
  
  

• Proporcionar apoyo al Regional Managing Director, incluyendo gestión de agenda, programación de reuniones, llamadas y preparación de reembolso de gastos.
• Coordinar las agendas de los gerentes superiores y asegurar que los calendarios funcionen sin contratiempos.
• Preparar materiales informativos, presentaciones e informes.
• Asistir en la correspondencia confidencial y mantener la discreción en todo momento.
  
  

• Al menos 5 años de experiencia en un puesto administrativo, preferiblemente en una oficina corporativa.
• Fuertes habilidades organizativas, capaz de gestionar interrupciones y múltiples tareas.
• Profesional, proactivo, y capaz de trabajar de forma independiente o en equipo.
• Fluidez en español. Excelente nivel de inglés (escrito y hablado).
• Conocimientos avanzados de MS Word, Excel y PowerPoint.
• Apariencia y comportamiento profesional, con confianza en las interacciones presenciales.
• Persona calmada, educada, accesible y capaz de comunicarse eficazmente.
• Discreta y confiable en el manejo de información confidencial.