Packs de incorporación.

Si te gusta trabajar en un entorno colaborativo y multicultural y buscas impulsar tu carrera profesional, buscamos personas experimentadas y entusiastas para unirse a nuestro estudio multinacional en expansión (clasificado entre World Architecture 100 firm), en Madrid, España.

Buscamos un/a Administrativo/a a media jornada (4 horas al día), que dé soporte a oficina con responsabilidades administrativas.

Esta persona será clave para garantizar el buen funcionamiento operativo de la oficina y facilitar la gestión ejecutiva.

Responsabilidades

Funciones Administrativas y Soporte Operativo (50%)

Administración y Office Management

Gestión documental general: archivo digital, orden y mantenimiento de documentación corporativa.

Atención de llamadas, correos generales y recepción de visitas.

Gestión y coordinación con proveedores internos y externos (mensajería, mantenimiento, limpieza, suministros).

Control y pedidos de material de oficina.

Organización logística de reuniones internas y apoyo a pequeños eventos corporativos.

Soporte a Administración y Finanzas (Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de Finanzas)

Gestión y registro de facturas: recepción, revisión básica, clasificación y seguimiento de su aprobación interna.

Control de gastos: actualización de cuadros de seguimiento, revisión de notas de gasto y apoyo en presupuestos.

Coordinación con proveedores: solicitud de presupuestos, resolución de incidencias de facturación y mantenimiento de bases de datos.

Archivo y documentación financiera: digitalización, organización de contratos y soporte en auditorías (recopilación de facturas, justificantes y documentación).

Elaboración de reportes sencillos y apoyo en tareas del cierre mensual relacionadas con gastos y facturación.

Soporte a Recursos Humanos (Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de RRHH)

Gestión documental de altas, bajas y variaciones, incluyendo la preparación y envío de información a la asesoría laboral.

Gestión y archivo de documentación de PRL y Health & Safety, asegurando que cada empleado tiene su certificado actualizado.

Coordinación con el servicio de prevención para cursos obligatorios, formaciones y renovaciones.

Preparación De Materiales De Onboarding

Bienvenida y documentación.

Packs de incorporación.

Recepción, custodia y entrega de equipos electrónicos, coordinación con sistemas y mantenimiento del inventario actualizado (ordenadores, periféricos, teléfonos, etc.).

Apoyo en el control de ausencias, vacaciones y registro horario, únicamente a nivel documental.

Requisitos y experiencia

Formación

Formación Profesional, Ciclo Formativo o Grado en Administración, Gestión de Empresas, RRHH o similar.

Experiencia

Entre 2 y 3 años de experiencia en funciones administrativas.

Valorable experiencia previa como Asistente de Dirección/PA.

Experiencia previa en entornos de oficina con multitarea y trato con proveedores.

Valorable experiencia gestionando inventario IT o procesos de onboarding.

Nivel de Inglés = B2.

Competencias

Organización, orden, método y alto nivel de detalle.

Capacidad multitarea y gestión eficaz del tiempo.

Discreción y profesionalidad extrema.

Excelente comunicación interpersonal.

Dominio de Microsoft 365.

Proactividad, autonomía y capacidad de anticipación.

Habilidad para coordinar tareas entre diferentes áreas.

Condiciones

Incorporación: Según disponibilidad.

Jornada: Media Jornada (50%)

Distribución funcional: Administración/Oficina/RRHH

Ubicación: Madrid.

Modalidad: Presencial o híbrida (según política).

Dependencia: Directora.

Location: Madrid, Spain

Hyphen welcomes applications from candidates who plan to move to Spain from other countries soon.

Before applying, however, you should verify that you have the immediate right to work in Spain.

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