En HAYS, estamos buscando una persona fiable, discreta y orientada a personas, para desempeñar el rol de Asistente Personal y Administrativo/a en apoyo a la alta dirección diplomática de una prestigiosa institución internacional, con sede en Madrid. Se trata de una oportunidad única para contribuir en un entorno diplomático de alto nivel, que requiereun alto nivel de profesionalismo, habilidades organizativas, sensibilidad cultural, confidencialidad y compromiso con la excelencia.

Las funciones incluyen atención consular, tareas generales de oficina, y apoyo logístico ocasional como conductor/a.

Tipo de contrato: Jornada completa, indefinido

Responsabilidades principales:

1. Servicios Consulares y de Recepción:

• Actuar como primer punto de contacto para visitantes y consultas vía teléfono/correo electrónico.
• Brindar asistencia consular: agendar citas, gestionar formularios y orientar a ciudadanos en solicitudes rutinarias.
• Apoyar en la tramitación de documentos y coordinación de servicios con el personal consular.

2. Apoyo Administrativo y Asistencia Personal:

• Gestión de la agenda del Embajador.
• Redacción de correspondencia con autoridades españolas y de otros países bajo la jurisdicción de la Embajada.
• Traducción de notas, discursos, informes, etc. entre español e inglés.
• Supervisión de los correos electrónicos de la Embajada y respuesta a diversas consultas en español, inglés e islandés.
• Apoyo en visitas oficiales, incluyendo aspectos logísticos y de protocolo.
• Recopilación de información y datos.
• Tareas generales de oficina: archivo, copias, correspondencia, entrada de datos, gestión de suministros.
• Asistencia en la planificación y ejecución de eventos organizados por el Embajador y la Embajada.
• Organización de viajes oficiales del personal diplomático.
• Gestión de propiedades: oficinas de la misión, residencia del Embajador y residencias del personal diplomático.

3. Apoyo Logístico y de Conducción (según necesidad):

• Conducir al personal de la embajada o invitados oficiales a reuniones, eventos o al aeropuerto.
• Mantener el vehículo de la embajada limpio, en buen estado y listo para circular.
• Realizar recados y entregas como parte del soporte operativo.

Requisitos:

• Título universitario.
• Mínimo 3 años de experiencia en un rol administrativo o de apoyo similar.
• Permiso de conducir vigente.
• Dominio del inglés y español (oral y escrito).
• Conocimiento de islandés es una ventaja.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Gran capacidad organizativa, actitud resolutiva y atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas con discreción y eficiencia.
• Buen manejo de Office 365, otras aplicaciones estándar y redes sociales.

Otros requisitos:

• Flexibilidad para realizar tareas de conducción con poca antelación.
• Capacidad para manejar asuntos confidenciales con discreción.
• Autorización legal para trabajar en España.