EXECUTIVE ASSISTANT

Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de una Secretaria de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.

¿Cuál será tu misión en la empresa?

Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.

• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos)

• Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística)

• Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros

• Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho)

• Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo)

• Elaboración de presentaciones en PowerPoint

• Gestión de bases de datos y actualización de contactos

• Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental

• Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo)

• Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales)

• Control de notas de gastos e imputación a clientes

• Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up)

• Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.

¿Qué te podemos ofrecer?

• Salario fijo

• Contrato indefinido

• Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h

Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas)

Flexibilidad para gestiones personales.

• Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2)

• Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector

• Entorno profesional, dinámico y exigente.

¿Qué necesitamos de ti?

• Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar

• Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales

• Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Imprescindible.

• Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible)

• Se valorará conocimiento de alemán

• Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle

• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades

• Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo

• Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender

• Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)